Randevu (Cal.com) Aksiyonu

Bir görüşmenin en pahalı anı, müşteri “olur, ne zaman uygun?” dedikten sonra “sizi geri arayacaklar” cevabıdır — o randevuların büyük kısmı geri dönüşte kaybolur. Randevu (Cal.com) aksiyonu bu kaybı sıfırlar: müşteri uygun bir gün söylediği saniye asistan Cal.com takvimine gerçek bir rezervasyon açar, saati sözlü teyit eder ve isterse yazılı onay SMS’i gönderir. Randevu, telefon henüz kapanmadan takvime düşer.

Bu sayfa aksiyonun kendisini anlatır: nasıl kurulur, asistan çağrı içinde randevuyu nasıl açar, kimin adına açar ve saat doluysa ne olur. API anahtarı + hesap bağlama tarafı için Cal.com Entegrasyonu sayfasına bak.

Nasıl çalışır?

Görüşme sırasında müşteri "salı 14:00 uygun" der
        ↓
Asistan Randevu aksiyonunu tetikler (tarih, saat, ad, e-posta, telefon)
        ↓
Purvisor kimlikleri çözer (asistanın verdiği bilgi → kontak → yer tutucu)
        ↓
Purvisor → Cal.com v2 API: rezervasyon (6 sn içinde kesin yanıt)
        ↓
Başarılı → asistan "randevunuz oluşturuldu" der → (varsa) onay SMS'i
Dolu     → asistan "o saat dolu" der, alternatif önerir

Ön koşullar

• Bağlı bir Cal.com hesabı ve seçili bir etkinlik türü (event type) — Cal.com Entegrasyonu sayfasındaki adımlarla.
• Randevu aksiyonunun bağlanacağı hazır bir asistan (İlk Asistanını Oluştur).
• (Onay SMS’i kullanacaksan) bağlı bir Twilio hesabı — yazılı teyit Twilio üzerinden gider (NetGSM & Twilio SMS).

Kurulum

Asistan randevuyu nasıl açar?

Görüşme sırasında asistan randevu aracını çağırdığında şu parametreleri iletir: tarih (date), saat (time, belirtilmezse 10:00), müşteri adı, e-posta, telefon ve isteğe bağlı konum. Purvisor bunları Cal.com’un beklediği UTC başlangıç saatine çevirir (varsayılan saat dilimi Europe/Istanbul, yani UTC+3) ve v2 API’ye rezervasyon isteği atar.

Perde arkasında Purvisor’un Cal.com’a gönderdiği istek şuna benzer — örnekte İstanbul saatiyle 10:00, UTC’de 07:00’a çevrilmiştir:

POST https://api.cal.com/v2/bookings
Authorization: Bearer cal_live_...
cal-api-version: 2024-08-13
Content-Type: application/json

{
  "start": "2026-07-20T07:00:00.000Z",
  "eventTypeId": 123456,
  "attendee": {
    "name": "Ayşe Yılmaz",
    "email": "ayse@ornek.com",
    "timeZone": "Europe/Istanbul",
    "language": "tr",
    "phoneNumber": "+9053XXXXXXXX"
  },
  "metadata": { "callId": "...", "source": "purvisor-ai-incall" }
}

Kimlik çözümü (randevu kimin adına açılır?)

Randevunun katılımcı (attendee) bilgileri şu öncelik sırasıyla belirlenir — asistanın görüşmede topladığı bilgi önce gelir, yoksa kontak kaydından tamamlanır:

Müşterinin e-postası yoksa randevu yine de açılır: Purvisor telefon numarasından bir yer tutucu e-posta üretir (rakamlar@phone.placeholder). Böylece “e-posta zorunlu” diye randevu düşmesi engellenmez — ama gerçek e-posta varsa Cal.com’un onay/hatırlatma e-postaları müşteriye ulaşır.

Onay: sözlü + yazılı

Randevu başarıyla oluşunca iki kanaldan teyit gelir:

• Sözlü — asistan telefonda randevuyu doğrular (tarih, saat ve müşteri adıyla). Bu otomatiktir.
• Yazılı (SMS) — yalnızca aksiyonda Onay SMS’i açıksa, Onay mesajı doluysa ve müşterinin telefonu varsa gönderilir. SMS Twilio üzerinden çıkar; Twilio bağlı değilse sözlü teyit yine yapılır ama SMS gitmez. Mesajdaki {{booking_date}} ve {{booking_time}} yer tutucuları randevu tarih/saatiyle değiştirilir.

Saat doluysa veya hata olursa

Asistan her sonucu farklı ele alır — özellikle “dolu saat” bir sistem arızası değil, sıradan bir durumdur:

Bu davranışlar bilinçli: asistanın hiçbir koşulda müşteriye var olmayan bir randevuyu “oldu” diye bildirmemesi için tasarlanmıştır.

Kimlik bilgisi nereden gelir? (Cal.com anahtarı)

Aksiyon çalışırken Cal.com kimlik bilgisi şu sırayla çözülür:

1. Kullanıcının Cal.com entegrasyonu — Entegrasyonlar sayfasından kaydettiğin apiKey + etkinlik türü (önerilen yol).
2. Aksiyonun takvim entegrasyonu — daha eski kurulumlarda aksiyona doğrudan bağlı takvim kaydı.
3. Ortam değişkeni — sunucu genel CALCOM_API_KEY / CALCOM_EVENT_TYPE_ID değerleri.

Kullanılacak etkinlik türü: aksiyonda seçtiğin eventTypeId varsa o; yoksa çözülen Cal.com entegrasyonundaki etkinlik türü. Hiç anahtar bulunamazsa asistan randevu açamaz ve “Cal.com entegrasyonu yapılandırılmamış” durumuna düşer.

KVKK notu

Randevu açarken müşterinin adı, telefonu ve (varsa) e-postası Cal.com’a aktarılır — bunların hepsi kişisel veridir:

• Asistan randevu için iletişim bilgisinin kaydedileceğini görüşme içinde açıkça belirtsin.
• Cal.com’un onay/hatırlatma e-postaları ve gönderdiğin onay SMS’i de bu rızanın kapsamında olmalı.
• Yalnız randevu için gereken alanları topla; asistanın gereksiz kişisel veri istemesini önle.
• Müşteri aranmak/mesaj almak istemediğini belirtirse asistanın “aranmama” (do-not-call) kaydını onurlandırdığını unutma.

Genel çerçeve: KVKK ve Veri Yönetimi.

İyi uygulamalar

• Kısa etkinlik türü seç — 15-30 dk’lık “tanışma” tipi görüşmeler telefonda en kolay kapatılan randevulardır.
• Müsaitliği Cal.com’da doğru tanımla — tampon (buffer) ve çalışma saatlerini gerçekçi ayarla ki asistan yalnız gerçekten uygun saatleri teklifsin.
• Onay SMS’ini aç — sözlü teyit + yazılı hatırlatma, randevuya gelmeme oranını düşürür. Bunun için Twilio’yu bağlamayı unutma.
• Koşul yaz — randevuyu her görüşmede değil, yalnız müşteri gerçekten ilgilendiğinde açtırmak için condition alanını kullan.
• Saat dilimini kontrol et — varsayılan Europe/Istanbul. Farklı bir bölgeyle çalışıyorsan Cal.com entegrasyonundaki saat dilimini gözden geçir.

Sorun giderme

İlgili